Soy responsable de calidad. ¿Por dónde empiezo un proyecto de digitalización en mi planta?
Como responsable de calidad en una planta alimentaria, con años trabajando con sistemas bien definidos: APPCC, certificaciones, auditorías, registros, procedimientos, hay una realidad que se repite en muchas fábricas: gran parte de los datos críticos de calidad y producción siguen gestionándose con papel, Excel y correos.
La pregunta ya no es si debemos digitalizar, sino cómo hacerlo de forma realista, sin generar rechazo interno ni poner en riesgo la operativa diaria.
Este artículo no pretende vender ninguna solución, sino ordenar el pensamiento de quien, desde Calidad, quiere impulsar un proyecto de digitalización con sentido común.
1. Entender el problema real (no la herramienta)
Antes de hablar de software, se debe hacer una pregunta sencilla:
¿Qué problemas quiero resolver realmente?
En la mayoría de los casos:
- Mucho tiempo dedicado a recopilar y revisar registros
- Dificultad para analizar datos históricos (temperaturas, pH, resultados de analíticas)
- Gestión manual de desviaciones y no conformidades
- Preparación de auditorías lenta y estresante
- Falta de visibilidad en tiempo real para producción y dirección
La digitalización no es un fin, es un medio para mejorar control, eficiencia y toma de decisiones.
2. Evaluar la madurez digital de la empresa
No todas las fábricas están en el mismo punto. Antes de proponer nada, es clave evaluar honestamente:
- ¿Seguimos usando papel y Excel como base?
- ¿Hay algún sistema central donde vivan los datos?
- ¿Se reutiliza la información o se introduce varias veces?
- ¿Tenemos ERP? ¿Para qué lo usamos realmente?
- ¿Existe cultura de análisis de datos o solo de archivo?
Esta evaluación marca el ritmo del proyecto. Digitalizar no significa hacerlo todo a la vez.
3. Entender el papel del ERP (y sus límites)
Muchas empresas ya tienen ERP. Eso es positivo, pero conviene ser realista:
- El ERP gestiona órdenes, lotes, compras, ventas
- No está diseñado para capturar datos operativos en planta
- No sustituye registros de calidad, controles de proceso ni evidencias de auditoría
Por eso, cualquier proyecto serio debe pensar en convivencia e integración, no en reemplazos.
4. Alinear a los departamentos clave
Un error habitual es presentar la digitalización como “un proyecto de calidad”. No lo es.
Para que funcione, hay que implicar:
- Producción: facilidad de uso, no más carga
- Mantenimiento: datos de equipos, incidencias
- IT: seguridad, infraestructura, integración
- Dirección: riesgos, costes, retorno de inversión
El mensaje debe adaptarse a cada uno, pero con un objetivo común: menos errores, más control, menos dependencia de personas.
5. Pensar en recursos reales
Un proyecto bien planteado no requiere grandes equipos, pero sí:
- Un responsable interno (normalmente Calidad)
- Tiempo para definir procesos y flujos
- Formación práctica, no teórica
- Implantación gradual, línea a línea, proceso a proceso
La clave es no interrumpir la producción.
6. Definir un enfoque por etapas
La digitalización no tiene por qué ser “todo o nada”. Un enfoque sensato suele ser:
- Digitalizar registros críticos
- Gestionar desviaciones y no conformidades
- Obtener visibilidad en tiempo real
- Analizar datos de proceso
- Integrar con otros sistemas cuando tenga sentido
Cada etapa debe aportar valor por sí misma.
7. Medir el impacto (más allá del papel)
No todo son números, pero ayudan:
- Tiempo ahorrado en registros
- Reducción de errores
- Menos estrés en auditorías
- Mejor comunicación entre áreas
- Mayor confianza de dirección y clientes
La digitalización bien hecha se nota en el día a día.
Reflexión final
Como responsable de calidad, no necesitas “la herramienta perfecta”.
Necesitas una forma práctica de controlar mejor lo que ya haces, con datos fiables, sin añadir complejidad.
El primer paso no es comprar software.
El primer paso es atreverse a hacer las preguntas correctas y buscar interlocutores que entiendan la realidad de planta.
Próximos artículos de la serie
Artículo 2
Cómo convencer a producción, mantenimiento, IT y dirección de un proyecto de digitalización
– Mensajes clave por departamento
– Errores habituales
– Cómo evitar rechazo interno
Artículo 3
Del papel a los datos: cómo implantar la digitalización sin parar la fábrica
– Implantación gradual
– Casos reales
– Qué digitalizar primero (y qué no)
Artículo 4
Cuando los datos empiezan a trabajar para ti: control estadístico y toma de decisiones
– Qué significa realmente analizar procesos
– Indicadores útiles para calidad y dirección
– De la reacción a la prevención