Cuando la calidad deja de vivir en documentos
Hacia un modelo operativo digital en la industria alimentaria
Introducción: una pregunta que escuchamos constantemente
“¿El sistema que tienen de digitalización, también incluye la gestión documental?”. Eso nos ha llevado a pensar por qué esta pregunta aparece en casi todas las reuniones del sector alimentario. Entonces debemos entender lo que realmente busca un responsable de calidad cuando habla de “gestión documental”, y este entendimiento lo baso en más de más de 25 años en auditorías de inocuidad alimentaria y sistemas de calidad
PARTE 1 — El problema del modelo tradicional
La industria alimentaria está llena de documentación… pero no necesariamente de control operativo.
¿A qué me refiero con esto? A que toda empresa tiene decenas y decenas de procedimientos, políticas, instrucciones de trabajo, formularios, registros, excels con análisis de riesgos y medidas de mitigación o medidas de control dentro del APPCC. Esto conlleva dos grandes problemas de base: grandes esfuerzos administrativos y la dificultad para mantener los documentos actualizados.
Realmente: ¿Hay una distancia entre “el proceso documentado” y “el proceso real”?. Si respondemos que si: la calidad vive fuera de la operación, entonces tenemos un problema, porque habrá:
- Procesos descritos en carpetas y no integrados en el trabajo diario
- Dependencia de formación, memoria y experiencia individual
- Controles manuales y recopilación posterior de evidencias
- Auditorías preparadas “para demostrar”, no para operar
Entonces, el verdadero problema no es la documentación en sí, sino cómo realizamos la puesta en marcha de dicha información que está en los documentos. Si se conectan de manera trazable fácilmente, logramos vencer los obstáculos del día a día en el escritorio del Responsable de Calidad, como:
- Falta de visibilidad en tiempo real
- Dificultad para garantizar cumplimiento operativo
- Carga administrativa sobre los equipos de calidad
Y siempre llegamos al un tema común: el coste oculto de los procesos desconectados.
Seguir persiguiendo registros y rellenando papeles horas después de que las cosas hayan pasado ya no es sostenible, el objetivo es tener todo el proceso bajo control.