Cuando la calidad deja de vivir en documentos. Parte 2

Hacia un modelo operativo digital en la industria alimentaria

Introducción: una pregunta que escuchamos constantemente

“¿El sistema que tienen de digitalización, también incluye la gestión documental?”. Eso nos ha llevado a pensar por qué esta pregunta aparece en casi todas las reuniones del sector alimentario. Entonces debemos entender lo que realmente busca un responsable de calidad cuando habla de “gestión documental”, y este entendimiento lo baso en más de más de 25 años en auditorías de inocuidad alimentaria y sistemas de calidad

PARTE 2 — Un nuevo enfoque de ver el Sistema Documental de Calidad: “procesos vivos”

¿Y si la documentación dejara de ser un sistema separado?

Quien haya asistido a alguno de los cientos de cursos que he dado de APPCC (desde 1997!), me ha escuchado decir que “El análisis de peligros es la parte VIVA del Plan APPCC”. Entonces hay que entender qué es esto de “procesos vivos”. Debemos empezar a ver a la documentación integrada dentro del flujo de trabajo; y no como procedimientos, instrucciones de trabajo, políticas y cartelería estancada en el Sistema Documental.

Se logra cuando el sistema guía la operación a través de:

• Flujos de proceso digitales

• Instrucciones contextualizadas según rol y tarea
• Checklists integrados en la ejecución
• Captura automática de datos
• Alertas, verificaciones y seguimiento en tiempo real

De esta manera, la documentación deja de ser estática, durmiendo en  PDFs o carpetas de cartón. Su contenido operativo se convierte en parte del sistema, donde la evidencia se genera durante la operación, no después. Y finalmente, vamos a tener cumplimento como consecuencia natural del proceso

Como responsable de calidad: vas a ganar! Ya que con la integración y digitalización de la documentación, tendrás:

• Menos tiempo administrativo
• Más capacidad de análisis y mejora continua
• Mayor control operativo
• Reducción de errores y dependencias manuales
• Mejor preparación para auditorías

Pasaremos de “gestionar documentos” a “gestionar operaciones”, ya que la Calidad estará integrada en la operación diaria. La digitalización es una herramienta de ejecución, no solo de almacenamiento de datos.
El objetivo debería ser asegurar que los procesos correctos ocurran de forma consistente, trazable y operativa.

Con Q-Chess, y su capacidad de generar flujos de trabajo más allá de los registros de producción, esto es posible